Q:
Har du forslag til besparelser indenfor print/ kopiering (sort-hvid/farve tryk) og/eller papir-forbrug, – (også gerne systemændringsforslag), så skriv dit forslag og send det til postkassen: xxxxxxxx
A:
Det gælder jo ikke kun om at begrænse medarbejdernes papirforbrug, men også den mængde papir der sendes til kunder i form af regninger, og her er der også en stor logistisk omkostning da brevene jo skal bringes ud.
Det skal også nævnes at man udover at benytte dobbeltsidet tryk, også kan udskrive flere ark på samme side, og personligt er det meget få af de dokumenter jeg udskriver på den måde, der bliver sværere at læse.
Ellers er det også relevant at vælge en papir-leverandør der prioriterer miljømæssig bæredygtighed højt, og det er ikke kun for at opnå en økonomisk besparelse på “papiret” (bevidst vittig ;-), det må nemlig gerne koste mere, hvis det samtidig er bæredygtigt, og så er det et godt signal at sende til omverden. Noget andet er at hvis prisen er højere, kan det også virke som et inictament til at sænke forbruget yderligere.
Bortset fra det kan man rent faktisk ofte undgå helt at udskrive, det kræver bare at man lettere kan finde informationerne, og så er det vigtigt at man ikke længere sender f.eks. Word dokumenter til hinanden, men i stedet henvisninger til Intranettet/Lokalnettet, så man vendes til at læse informationer på skærmen i stedet for at udskrive den.
Systemer til vidensdeling som wikier, diskussionsfora og team blogs kan også hjælpe til at begrænse mængden af papir, der er heller ikke længere diskussion om hvilke versioner af et dokument man har. Man kan også med den slags systemer begrænse behovet for møder da projekter lettere kan diskuteres og resultater fastholdes når man bruger den slags systemer.
Det kunne også være en idé hvis der var en computer i mødelokalerne der var koblet op til lokalnettet og en storskærm, som man var SIKKER på virkede – det er min opfattelse at der bruges en del tid på at være sikker på at et mødelokale har fungerende netforbindelse etc. På denne computer vil man så kunne hente projekt dokumenter, inklusive diskussioner, så de kan diskuteres på mødet.
Principielt kan det diskuteres om det overhovedet er nøvendigt at have en harddisk i en computer, afskaffelsen af den lokale harddisk vil betyde at man altid vil gemme informationer på en sådan måde at man kan få fat i dem fra en vilkårlig computer, og derfor ikke har behov for at udskrive dokumenterne når man går på besøg hos kolleger for at diskutere dokumenterne.
Dette vil dog stille større krav til netværket, og derfor vil det være en idé at tænke i en distribueret infrastruktur, f.eks. ville det være smart hvis en udviklingsafdeling havde sin egen filserver på lokalnettet, der så blev replikeret til firmaserverne automatisk.
Konkurrencemailen er i øvrigt et “sjovt” eksempel på forkert brug af elektronisk distribution, da der er en vedhæftet fil medsendt, i stedet for et link til Intranettet.